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Compliance – ein Thema, das Sie im Blick haben sollten

Martina Schäfer

Ein Gastbeitrag von Martina Schäfer von FINIS-Kommunikation, die Agentur für Public Relations, Kanzleimarketing und Investor Relations.

Kennen Sie den Begriff „Compliance“?

Vielleicht ist er Ihnen bei der Berichterstattung über das Verfahren gegen den ehemaligen Bundespräsidenten Christian Wulff schon einmal begegnet. Oder Sie haben in einem anderen Zusammenhang schon einmal darüber gelesen. Immerhin findet das Thema „Compliance“ seit einiger Zeit häufiger den Weg in die Presse – zum Beispiel auch, wenn es um Preisabsprachen geht. Doch wenn Sie jetzt denken: „Ich habe nichts mit Politik zu schaffen, ein Großkonzern bin ich auch nicht und Preisabsprachen – nun ja, eine solche Marktmacht habe ich erst recht nicht. Was interessiert mich also Compliance?“ Dann liegen Sie damit falsch. Denn dieses Thema betrifft heute jeden Unternehmer – egal ob Gründer, Freiberufler, KMU oder alteingesessener Traditionsbetrieb. Wenn Sie sich nicht mit Compliance beschäftigen, kann es nämlich sein, dass Sie entweder bei der Auftragsvergabe durch Großunternehmen oder die Öffentliche Hand unberücksichtigt bleiben, Ihren guten Ruf riskieren oder vielleicht Ihre Ansprechpartner beim Auftraggeber in Schwierigkeiten bringen.

Was Compliance bedeutet

Aber was genau ist eigentlich „Compliance“? Im Grunde ist es ganz einfach, denn was so hochtrabend klingt, bedeutet in der deutschen Übersetzung Regeltreue. Konkret heißt das, Unternehmen müssen Gesetzesvorschriften und Richtlinien sowie freiwillige Kodizes einhalten. Das klingt erst einmal logisch und selbstverständlich. Schließlich sind alle Arten von Vorschriften dazu da, dass sie befolgt werden. Kein Problem also mit der Compliance, sollte man denken. Doch so einfach ist es leider nicht. Immerhin umfasst Compliance ein weites Feld – von Anti-Korruption über Datenschutz und Arbeitsrecht bis hin zu Gesellschaftsrecht sowie Steuern und Sozialabgaben. So besteht eine große Gefahr gerade für kleinere und junge Unternehmen darin, dass sie aus Unkenntnis gegen Regeln verstoßen. Denn meist verfügen Sie weder über eine eigene Rechtsabteilung noch lassen Sie sich regelmäßig zu allen Punkten im Unternehmen anwaltlich beraten. Und die Kodizes ihrer Auftraggeber kennen sie ebenfalls nicht oder versäumen, danach zu fragen.

Beispiele für Compliance-Herausforderungen

Wie bei vielen Dingen steckt auch bei der Compliance die Tücke im Detail. So können schon Kleinigkeiten zu Problemen führen – oder zumindest das Gegenteil dessen auslösen, was Sie sich vorgestellt hatten. Wollen Sie sich zum Beispiel an Weihnachten oder bei einer anderen Gelegenheit bei einem Ihrer Ansprechpartner für die gute Zusammenarbeit bedanken, bringen Sie diesen möglicherweise in Schwierigkeiten. Denn inzwischen haben viele Unternehmen in ihren Compliance-Kodizes die Annahme von Geschenken geregelt. Darin steht oft, dass die Mitarbeiter entweder keine Aufmerksamkeiten annehmen dürfen oder dass sie diese im Unternehmen melden müssen. In einem solchen Fall ist die Freude beim Beschenkten meist eher gering. Schließlich bereitet das Geschenk ihm zusätzliche Mühe oder er muss es sogar ablehnen – und riskiert damit, eine gute Stimmung zwischen Geschäftspartner zu trüben. Um Ihren Ansprechpartner vor solchen Unannehmlichkeiten zu bewahren, sollten Sie sich vorab nach den Regelungen im Unternehmen erkundigen, wenn Sie eine Aufmerksamkeit planen.

Internationale Compliance-Regeln

Unternehmen, die international tätig sind, stehen bei der Einhaltung von Compliance-Regeln mitunter vor einem anderen Dilemma – je nachdem, in welchen Ländern sie geschäftlich aktiv sind. Während die USA oder Großbritannien nämlich Vorreiter in Sachen Compliance sind, gibt es immer noch zahlreiche Staaten, in denen Aufträge über vorherige „Aufmerksamkeiten“ vergeben werden. Ein Unternehmen, das darauf eingeht, verstößt jedoch klar gegen internationale Compliance-Regeln. Folgt es den ortsüblichen Vorgehensweisen jedoch nicht, ist der Auftrag garantiert verloren. Sollten Sie einmal in eine solche Lage kommen, ist es wichtig, sich über die Auswirkungen auf Geschäfte im Heimatmarkt und in anderen Ländern klar zu werden. Denn diese werden in jedem Fall negativ sein – ganz davon abgesehen, dass ein solches Verhalten auch rechtliche Folgen haben wird.

Einladungen zu Sportereignissen

Ebenfalls schwierig gestalten sich inzwischen auch die allseits beliebten Einladungen zum Beispiel zu Sportereignissen. Allzu schnell kann hier der Verdacht entstehen, dass Unternehmen die Entscheider bei der Vergabe künftiger Aufträge in ihrem Sinne beeinflussen wollen. Eine Herausforderung stellt sich hier, wenn aus geschäftlichen Kontakten freundschaftliche geworden sind. Denn Freunde lädt man durchaus auch mal zum Fußball, zum Sechstage-Rennen oder zu einem Empfang ein. Wie sieht es in diesem Fall aber mit einer möglichen Beeinflussung aus? Planen Sie ähnliche Maßnahmen, sollten Sie sich in jedem Fall vorher beraten lassen, um auf der sicheren Seite zu sein. Sollten Sie selbst eingeladen werden, übernehmen Sie im Zweifel lieber die Ausgabe für den Eintritt. So sind Sie auf der sicheren Seite. Und versuchen Sie nicht, Dinge „unter der Hand“ zu regeln. Dies dringt garantiert nach außen und fällt dann negativ auf Sie zurück.

Was zu tun ist

Oberste Priorität beim Thema Compliance genießen Werte – die eigenen und die des Unternehmens. Darüber sollten Sie sich im ersten Schritt klar werden. Daraus ergibt sich meist von selbst, dass entscheidende Regeln eingehalten werden. Das heißt: keine illegalen Absprachen, keine Bestechung und sei sie auch noch so versteckt, keine Gesetzesverstöße. Hilfreich ist es, die ermittelten Werte und daraus abgeleitete Regeln schriftlich zu formulieren. Das gilt ganz besonders, wenn Sie Mitarbeiter haben. Denn selbstverständlich müssen auch diese sich an die Vorschriften halten, damit Ihr Unternehmen compliant ist. Neben schriftlich festgelegten Regelungen wirkt hier am überzeugendsten, wenn Sie mit gutem Beispiel vorangehen und so Ihre Unternehmenskultur in positivem Sinne bestimmen.

Wer hilft?

Aufgrund der Komplexität des Themas Compliance empfiehlt es sich oft, auch den Rat eines spezialisierten Anwalts zu suchen. So erhalten Sie eine verbindliche Antwort auf genau die Punkte, die für Ihr Unternehmen relevant sind und erkennen die individuellen Fallstricke. Spätestens wenn Sie Zweifel mit Blick auf ein korrektes Vorgehen haben, sollten Sie diesen Schritt gehen. Denn klar ist: Ein Verstoß gegen die Compliance kann teuer werden, strafrechtliche Folgen haben und den Ausschluss bei der Vergabe von Aufträgen nach sich ziehen. Und die Haftung liegt bei Ihnen.

Tipp zum Weiterlesen

Beim Berufsverband der Compliance-Manager (BCM) findet sich ein Glossar zum Thema.

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Autor: Nadja Bungard

Ich begleite Unternehmen und Gründer dabei, ihr Business bekannter zu machen. Sie profitieren dabei von meinen Erfahrungen als Journalistin, PR-Beraterin und Online-Marketing-Managerin, also online und offline.

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