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Die E-Mail-Flut im Büroalltag bewältigen

Foto: Carmen Jasmyn Hoffmann

Wer kennt das nicht: Jeden Morgen ist der E-Mail-Posteingang voll und frißt Unmengen unserer Zeit, die wir eigentlich für Wichtigeres nutzen wollten. Gibt es niemanden, der uns hilft, diesen Berg besser zu bewältigen? Doch! Ich habe Katharina Vollus getroffen. Sie hat sich als Ordnungsmentorin selbständig gemacht und unterstützt ihre Kunden dabei, den Arbeitsalltag besser zu organisieren. Der sinnvolle Umgang mit den E-Mails gehört definitiv dazu. Ich habe Katharina gefragt, was die ersten Schritte dafür sind.
Lesen Sie hier ihre Tipps:

Woher kommt aus Deiner Erfahrung die E-Mail-Flut?

Knapp 30 Prozent unserer Arbeitszeit verwenden wir für das Lesen, Schreiben oder Beantworten von E-Mails. Manchmal fühlt es sich sogar so an, als hätten wir gar nichts anderes gemacht. Das ist alles wertvolle Lebenszeit. Für das überwältigende Gefühl, was viele gegenüber ihren Emails haben, ist vor allem die Einstellung verantwortlich man müsste alle E-Mails lesen und alle E-Mails aufbewahren. Aber in Zeiten wo es so wahnsinnig schnell und kostengünstig ist, gleichzeitig eine Vielzahl von Empfängern mit einer Mail zu erreichen, wird diese Form natürlich auch unverschämt oft genutzt. Wenn man also versteht, dass der eigene Email-Posteingang zum großen Teil die Agenda von anderen Menschen beinhaltet, dann kann man mit einem ganz anderen Mindset da ran gehen.

Was sind die drei ersten Schritte, um sie in den Griff zu bekommen?

Schritt 1:
Bisher verfahren die meisten Personen nach dem Konzept  “Die E-Mail hat die Hosen an” und öffnen ihr Postfach ständig, haben ihn dauerhaft offen oder lassen sich zumindest von Benachrichtigungen über neue Mails aus ihrem Workflow rausreißen. Das ist alles extrem unproduktiv. Besser eignet man sich hier als neues Konzept die Denkweise “Ich bin der Boss” an. D.h. der Posteingang wird nur noch wenige Male am Tag geöffnet (ich empfehle 3 Mal).

Schritt 2:
Wenn dann so ein E-Mail Block dran ist, werden wirklich ALLE Mails bearbeitet, die bis dahin eingetroffen sind. D.h. entgegen der alten Vorgehensweise “Ich kümmere mich um die Wichtigen” heißt es jetzt “ Ich übernehme Verantwortung für alle”.

Schritt 3:
Mit der Konsequenten Anwendung von diesen 4 Optionen, kann jede Mail aus dem Eingang entfernt werden.
1. Löschen bzw. Archivieren
2. Erledigen bzw. Antworten wenn es unter 3 Minuten dauert
3. Terminieren, wenn die Aufgabe länger als 3 Minuten dauert
4. Weiterleiten, wenn es jemanden anderen betrifft.

Muss man immer alle in cc setzen oder gibt es inzwischen bessere Tools zur Team-Kommunikation?

Na klar gibt es hier bessere Tools.
Wenn ich alle cc setze, will ich ja vermutlich eher eine Information loswerden, als in einen Dialog einsteigen.
Dann ist das Prinzip sinnvoller, dass Interessierte dieser Information lauschen können, indem sie einen bestimmten Kanal über das Projekt oder zu einem spezifischen Thema einer Firma abonnieren.

Angefangen von einem simplen Gruppen-Chat in Skype oder Whatsapp (das sind vermutlich die am meisten verbreiteten Chatprogramme, die eh jeder hat). Darüber hinaus gibt es tolle Plattformen, welche die Teamkommunikation erleichtern,  z.B. Slack und Trello die ich hier kurz erläutern will:

Slack
Slacks Idee scheint zum einen vertraut, weil es interne Chat-Anwendungen natürlich schon mehrere gibt. Aber es leistet im Alltag doch einiges mehr und lässt sich sehr einfach bedienen. In Slack lassen sich beliebig viele „Channels“ einrichten, die wie Chaträume funktionieren. Wer daran teilnehmen darf, lässt sich festlegen.
Darüber hinaus kann man direkt mit einzelnen Personen kommunizieren.
Überall lassen sich Dateien hochladen und diese kommentieren.
Die Suche funktioniert gut und ist schnell. Diskussionen oder Dateien findet man auf diese Weise zuverlässig wieder.
Nicht zuletzt kann man etliche Dienste mit Slack verknüpfen. Auf diese Weise findet man in Slack wieder, was andernorts passiert. Das funktioniert beispielsweise mit Dropbox, Trello oder auch Twitter. Die Liste dieser „Integrationen“ ist sehr lang und wird ständig erweitert.

Trello
Trello ist ein kostenloses browserbasiertes Pinnboard was wunderbar zur Aufgaben- und Projektplanung in einem agilen Projektumfeld mit kleineren Teams (max. 5 Mitglieder) geeignet ist – unabhängig von der geplanten Projektdauer. Trellos Funktionsweise hilft nach dem Kanban Prinzip, die Aufgaben in Bearbeitung auf ein Minimum zu reduzieren und somit mehr auch tatsächlich abzuschließen statt nur anzufangen. Die Entwicklung einer neuen Software, die Konzeption und Durchführung einer Werbekampagne oder die Erstellung eines Webauftritts sind Beispiele für einen möglichen Projekteinsatz des Tools. Weniger geeignet ist das Tool, wenn es darum geht, (komplexe) Aufgaben und Projekte vieler größerer Teams zu koordinieren. Trello stößt dann auch an seine Grenzen, z.B. wenn ein komplexes Projekt ein detailliertes Ressourcenmanagement erfordert.

Welche langfristige Perspektive gibst Du den E-Mails?

Ich denke nicht, dass E-Mails uns in naher oder mittlerer Zukunft verlassen werden. Eher würde ich annehmen, dass die Flut noch weiter zunimmt, da immer mehr Zugriffe auf die Daten auch das Versenden von unerwünschten Mails erlauben.
Im besten Falle wird jedoch der geeignete Kommunikationskanal immer besser ausgewählt. Soziale Netzwerke und firmeninterne Kommunikations-Plattformen ergänzen den Mix zu einem Stream. Die Kunst besteht nun darin – aus allem das heraus zu filtern, was wirklich für einen wichtig ist und einen Mehrwert bietet. Dazu kommt die Fähigkeit, schnell und konsequent mit den eingehenden Nachrichten umzugehen – was wiederum viel mit Entscheidungsfreude und ruhigem Fokus zu tun hat.

Hier können Sie weiterlesen und auch das E-Book “Befreit vom E-Mail Wahnsinn” herunterladen.

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Autor: Nadja Bungard

Ich mache meine Kunden sichtbar - in der Öffentlichkeit, in den Medien, in Social-Media-Kanälen. Als PR-Beraterin helfe ich Gründern und Unternehmern, sich im Markt klar aufzustellen, dabei strategisch vorzugehen und die richtigen Themen zu setzen. 2011 erschien mein "Praxisleitfaden für zeitgemäße Presse- und Öffentlichkeitsarbeit" im DIHK Verlag.

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